III OZ 145/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Sławomir Wojciechowski po rozpoznaniu w dniu 28 kwietnia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia [...] Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w [...] na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2026 r., sygn. akt III SA/Po 122/26 o odmowie przywrócenia terminu do wniesienia skargi w sprawie ze skargi [...] Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w [...] na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] z dnia 10 września 2025 r., nr [...] w przedmiocie środowiskowych uwarunkowań postanawia: oddalić zażalenie.

[...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] (dalej także jako: "wnioskodawca", "Spółka", "skarżąca") pismem z dnia 31 października 2025 r. wniosła skargę na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] (dalej także jako: "SKO", "Kolegium") z dnia 10 września 2025 r., nr [...] w przedmiocie środowiskowych uwarunkowań, składając również wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia skargi. W uzasadnieniu wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia skargi wskazano, że doręczenie decyzji nastąpiło za pośrednictwem publicznego systemu e-Doręczeń, jednakże było ono nieprawidłowe, albowiem na skutek samowolnej zmiany sposobu oznaczania daty odbioru korespondencji w ramach e-Doręczeń przez [...] S.A., z której usług korzysta kancelaria, pełnomocnik nawet przy dochowaniu najwyższej staranności, nie mógł zapobiec wadliwemu i niezgodnemu z prawem działaniu systemu e-Doręczeń. Pełnomocnik podniósł, że faktyczne odebranie przesyłki (kliknięcie jej na liście przesyłek) nastąpiło w dniu 7 października 2025 r. Po odbiorze przesyłki pracownik Kancelarii opatrzył ją pieczęcią i wprowadził do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów i przesłał korespondencję skarżącej spółce e-mailowo. Dopiero wtedy też pełnomocnik miał możliwość zapoznania się z treścią decyzji, co zgodnie z art. 39 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. 2024 r. poz. 572 ze zm.; dalej jako: "k.p.a.") w zw. z art. 41 ust. 1 pkt 1 i 3 i art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.; dalej jako: "u.d.e.") pozwala przyjąć ten dzień za dzień doręczenia zaskarżonej decyzji. Pełnomocnik wyjaśnił, że system samowolnie zaczął uznawać przesyłki za odebrane już w momencie samego logowania do sytemu lub wpływu przesyłek na serwer. System w dalszym ciągu wyświetlał możliwość odbioru pisma, jednak, jak się okazało, nie miało to żadnego znaczenia faktycznego i prawnego – przesyłka w momencie zalogowania nie została "odznaczona" jako "przeczytana", lecz widniała w systemie nadal jako przesyłka gotowa do otwarcia (odebrania, jako wiadomość "nieprzeczytana"). Skutkiem zaistniałej zmiany, poprzez błędne generowanie potwierdzeń odbioru, organy rozpoznające prowadzone przez pełnomocnika (lub innych współpracujących z kancelarią pełnomocników) sprawy, były informowane o doręczeniu korespondencji mimo tego, iż pełnomocnik nie dokonywał faktycznego jej odbioru i nie był w stanie zapoznać się z jej treścią. Miało to wpływ na liczenie przez organy terminów do wniesienia m.in. środków zaskarżenia, które różniły się od tych liczonych przez pełnomocnika, w tym w niniejszej sprawie. Pełnomocnik wyjaśnił, że dopiero w dniu 24 października 2025 r. na skutek korespondencji z pełnomocnikiem w innej sprawie powziął informację o wadliwym działaniu systemu e-Doręczeń obsługiwanego przez [...] S.A., co było powodem złożenia reklamacji, jak i przedmiotowego wniosku o przywrócenie terminu złożonego z zachowaniem terminu do jego wniesienia. Zaskarżonym postanowieniem z dnia 13 stycznia 2026 r., sygn. akt III SA/Po 122/26, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu: odmówił przywrócenia terminu do wniesienia skargi. W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wskazał, że przechodząc do oceny okoliczności uzasadniających w ocenie pełnomocnika wnioskodawcy brak winy w uchybieniu terminu, stwierdzić należy, że przesłanka braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi nie została w sprawie uprawdopodobniona. Sąd pierwszej instancji podniósł, że przedłożone przez pełnomocnika dowody dostarczenia przesyłki w usłudze rejestrowanych doręczeń elektronicznych w ramach systemu e-Doręczenia wygenerowane przez [...] S.A. w innych sprawach oraz samo złożenie reklamacji nie mogą być wystarczającym dowodem wadliwego działania systemu e-Doręczeń w sprawie niniejszej. Sąd pierwszej instancji zgodził się ze stanowiskiem pełnomocnika, iż zgodnie z art. 39 § 1 k.p.a. w zw. z art. 41 ust. 1 pkt 1 i 3 i art. 41 ust. 2 u.d.e. przez odebranie dokumentu elektronicznego należy rozumieć działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Zatem tylko wyraźnie wskazana data otrzymania przesyłki w trybie e-Doręczeń oznacza, że w tej dacie adresat dokonał czynności odczytania tej przesyłki, co jest równoznaczne z jej doręczeniem. Mając powyższe na uwadze WSA w Poznaniu stwierdził, że w Potwierdzeniu Otrzymania znajdującym się w aktach administracyjnych organu odwoławczego podano, że korespondencja z decyzją wpłynęła na adres do doręczeń strony w dniu 23 września 2025 r. o godzinie 14:05:03, zaś odebrana została w dniu 23 września 2025 r. o godzinie 15:35:42. Odrębnie zatem oznaczona została data wpłynięcia i odebrania przesyłki przesłanej elektronicznie. Sąd pierwszej instancji wskazał również, że z dokumentu "Instrukcje", dostępnego pod adresem https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/instrukcje2 i zawierającego procedury dotyczące e-Doręczeń dla obywateli wynika, że zanim otworzy się ekran wiadomości, wyświetlony zostaje komunikat z pytaniem, czy adresat potwierdza odebranie wiadomości. Po zatwierdzeniu nadawca otrzyma dowód otrzymania a system przenosi odbiorcę do treści wiadomości. Po wyświetleniu szczegółów wiadomości dostępne są elementy: Powrót – po kliknięciu następuje powrót do skrzynki Od: nadawca wiadomości Doręczona: data i godzina doręczenia Pobierz dowody techniczne – po kliknięciu można pobrać dowody techniczne Treść wiadomości Załączniki – jeśli zostały dodane do wiadomości. Konieczne jest kliknięcie w "Pobierz", jeśli załączniki mają być pobrane Odpowiedz Przekaż dalej Powyższa instrukcja przy uwzględnieniu treści znajdującego się w aktach Potwierdzenia Otrzymania wskazuje, że – wbrew twierdzeniom wniosku – przesyłka z decyzją nie tylko wpłynęła na adres do doręczeń kancelarii obsługującej pełnomocnika strony skarżącej w dniu 23 września 2025 r., ale w tym samym dniu odrębnie potwierdzono odebranie wiadomości od organu wraz z załącznikiem "[...]_-_decyzja.pdf", a tym samym dokonało odczytania przesyłki, tj. potwierdzono jej odbiór. To, czy w dacie potwierdzenia odbioru strona faktycznie zapoznała się z treścią decyzji oraz uświadomiła sobie, jakiej sprawy decyzja dotyczy, nie ma wpływu na termin do wniesienia skargi. W tym miejscu zaznaczyć należy, że skarżący nie przedłożył potwierdzenia dostarczenia przesyłki wygenerowanego przez system obsługiwany przez [...] S.A. Twierdzenia o wadliwym działaniu tego systemu przy doręczeniu przesyłki zawierającej zaskarżoną decyzją należy uznać zatem za gołosłowne. Mając to na uwadze WSA w Poznaniu uznał, że w świetle przedstawionych przez stronę dowodów i materiału znajdującego się w aktach organu, nie sposób uznać, że uchybienie terminu nastąpiło bez winy strony. Skoro jednoznacznie ustalono, że decyzja została odebrana, to fakt niezapoznania się przez stronę z jej treścią, świadczy wyłącznie zaniedbaniu pełnomocnika, nie zaś o okolicznościach niezależnych od pełnomocnika skarżącej, komunikującego się z organem za pomocą środków komunikacji elektronicznej. To pełnomocnika obciąża obowiązek systematycznego monitorowania, czy na podany przez niego adres poczty elektronicznej wpływa jakakolwiek korespondencja. Do niego należy również sprawne wprowadzanie odebranej korespondencji do wewnętrznego systemu kancelarii. Z powyższych względów Sąd pierwszej instancji uznał, że wniosek o przywrócenie terminu nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem wnioskodawca nie uprawdopodobnił braku swojej winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi. W związku z powyższym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu na podstawie art. 86 § 1 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji postanowienia. Zażalenie na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu wywiodła, reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika w osobie radcy prawnego, skarżąca Spółka zaskarżając je w całości i zarzucając przedmiotowemu orzeczeniu naruszenie: 1. przepisów prawa materialnego, tj.: a. art. 42 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 41 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 3), poprzez nieprawidłową wykładnię polegającą na uznaniu przez Sąd, że samo zalogowanie się do systemu obsługującego doręczenia elektronicznie powoduje skutek doręczenia korespondencji w sytuacji, gdy przepis ten do uznania przesyłki za doręczoną wymaga nie tylko jej dysponowaniem, ale również możliwością zapoznania się z treścią odebranego dokumentu; jest to konsekwencją przyjęcia przez Sąd, że w niniejszej sprawie prawidłowe jest potwierdzenie otrzymania przesyłki przez pełnomocnika Skarżącej, które wygenerowane zostało w dacie zalogowania się do systemu e-Doręczeń [...], a nie w dacie pobrania przesyłki z decyzją; b. art. 40 u.d.e. w zw. z art. 42 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 41 ust. 1 pkt 1 u.d.e. w związku z art. 42 ust. 2 i art. 41 ust. 1 pkt 3 u.d.e. w zw. z art. 41 ust. 2 u.d.e. i art. 44 u.d.e. oraz w zw. z art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tj. Dz. U z 202 r. poz. 1725) i art. 32 ust. 1 – 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm.), poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie przez Sąd polegające na niedostrzeżeniu przez Sąd, że zarówno operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenie elektronicznego (Poczta Polska), jak i kwalifikowany dostawca usług świadczący kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenie elektronicznego ([...]) wystawiają dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy o usługach zaufania, stosując te same przepisy – art. 41 i art. 42 u.d.e., przez co nie może być tak, że moment odebrania dokumentu jest przyjmowany inaczej w zależności od podmiotu świadczącego usługę, tj. w przypadku Poczty Polskiej jest niezależny od zalogowania się do systemu e-doręczeń i następuje w odniesieniu do poszczególnych przesyłek odrębnie, po uprzednim zatwierdzeniu przez odbiorcę komunikatu z pytaniem, czy adresat potwierdza odebranie konkretnej wiadomości, podczas gdy w przypadku kwalifikowanego dostawcy, w momencie zalogowania się do skrzynki następuje automatyczne odebranie wszystkich przesyłek znajdujących się w skrzynce, bez jakiejkolwiek dodatkowej aktywności ze strony odbiorcy; 2. przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, a mianowicie: 1) art. 86 § 1 p.p.s.a. poprzez: a. pominięcie przez sąd I instancji dowodów świadczących o braku winy uchybieniu terminu do wniesienia skargi, takich jak: – wydruku z przewodnika po programie e-Doręczenia Centrum, z którego jednoznacznie wynika, że odbiór przesyłek winien następować po ich fizycznym odebraniu poprzez "kliknięcie", a nie w chwili logowania się do systemu (podobnie jak w instrukcji, do której odwołał się Sąd, a która nie jest jednak stosowana przez [...]), – notatki z 24 października 2025 r. z rozmowy z przedstawicielem [...], z której wynika moment dowiedzenia się o zmianie wystawiania potwierdzeń odbioru korespondencji przychodzącej przez system e-Doręczenia Centrum, – dokumentu dostarczenia przesyłki, wygenerowanego przez system e-Doręczenia Centrum, gdzie wysyłającym był Główny Inspektorat Ochrony Środowiska, z którego wynika, że w lipcu 2025 r. system e-Doręczenia Centrum funkcjonował w prawidłowy sposób, tj. że przesyłka wysłana w dniu 18 lipca mogła zostać odebrana 28 lipca – gdyż potwierdzenie odbioru nie było powiązane z faktem samego zalogowania się do systemu, i w konsekwencji uznanie, że przestawione przez pełnomocnika skarżącej dowody na brak winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi, nie uprawdopodabniają tej okoliczności; b. posłużenie się przez sąd I instancji, dla uzasadnienia zajętego stanowiska o winie w uchybieniu terminu, niewłaściwa instrukcją dotyczącą działania powszechnego systemu e-Doręczeń, zamieszczoną na stronie www.gov.pl, a nie dedykowanego systemu e-Doręczenia Centrum, z którego korzysta pełnomocnik skarżącej i w konsekwencji błędne uznanie, że pełnomocnik skarżącej "odrębnie potwierdził odebranie wiadomości od organu – decyzji SKO w dniu jej nadania przez organ (23 września 2025 r.) i miał do tego dnia możliwość zapoznania się z jej treścią podczas, gdy taka sytuacja nie miała miejsca i samo zalogowanie się do systemu e-Doręczeń spowodowało wygenerowanie potwierdzenia otrzymania przesyłki (co poświadcza jednoznacznie [...] w swoich pismach), a system nie posiada funkcjonalności pozwalającej na wygenerowanie potwierdzenia odbioru przesyłki w dacie jej faktycznego pobrania, przez co pełnomocnik skarżącej nie ma możliwości udowodnienia w drodze takowego potwierdzenia, kiedy otworzył wiadomość z decyzję SKO w [...]; c. przyjęcie całkowicie bezpodstawnie przez Sąd, że pełnomocnik skarżącej otrzymał przed odbiorem przesyłki pouczenie, iż spowoduje to skutek doręczenia podczas, gdy system [...] takowego komunikatu nie wyświetlał i nie wyświetla do dziś, a skutek doręczenia następuje w momencie zalogowania się do systemu, niezależnie od otwarcia ekranu wiadomości, bez jakiegokolwiek potwierdzenia odebrania wiadomości przez użytkownika i bez jakiegokolwiek pouczenia użytkownika, co do konsekwencji zalogowania się do systemu; d. przyjęcie przez Sąd, że wygenerowane przez system [...] potwierdzenia doręczenia przesyłki jest jedynym dowodem na datę jej odbioru, podczas gdy pozbawia to skarżącą możliwości uprawdopodobnienia, że system działa nieprawidłowo, niezgodnie z ustawą i ratio legis przepisów, generując potwierdzenia doręczenia wszystkich znajdujących się w skrzynce wiadomości w tym samym momencie, tj. w momencie logowania do niego, zamiast w momencie otwarcia ekranu konkretnej wiadomości; 2) art. 86 § 1 w związku z art. 87 § 2 p.p.s.a., poprzez przyjęcie przez Sąd I instancji, że samo uprawdopodobnienie przez pełnomocnika skarżącej braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi za pomocą przedłożonych dokumentów nie jest wystarczające, domagając się de facto udowodnienia tej okoliczności. Skarżąca Spółka wniosła o przeprowadzenie przez NSA uzupełniającego postępowania dowodowego z następujących dowodów uzupełniających z dokumentów: 1) korespondencji e-mailowej z [...] od 28 października 2025 r. do 6 listopada 2025 r. na okoliczność potwierdzenia przez [...], że obsługiwany przez ten podmiot e-doręczeń generuje potwierdzenie odbioru przesyłki w momencie "uwierzytelnienia do systemu (logowania do usługi" oraz na okoliczność potwierdzenia przez [...], że "usługa Poczty Polskiej S.A. działa inaczej w tym zakresie (wymaga po zalogowaniu do niej, jeszcze dodatkowego działania jakim jest potwierdzenie odbioru korespondencji i dopiero po tym fakcie korespondencję uznaje za doręczoną i wystawia dowód E.1.)"; 2) pisma z dnia 25 listopada 2025 r. dotyczącego reklamacji z dnia 28 października 2025 r. na okoliczność nieprawdziwości twierdzeń [...], iż sposób działania usługi nie zmienił się od momentu rozpoczęcia jej świadczenia dla Kancelarii; 3) pisma [...] z dnia 12 grudnia 2025 r. na okoliczność, iż podmiot ten przyjmuje, że za moment skutecznego doręczenia korespondencji uważany jest moment, w którym adresat identyfikuje i uwierzytelnia się do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w oparciu o standard publicznej usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego opublikowany przez Ministra Cyfryzacji, który w równej mierze obowiązuje również Pocztę Polską. Wskazując na powyższe zarzuty zażalenia skarżąca Spółka wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia przez NSA i przywrócenie terminu do wniesienia skargi na decyzję SKO z dnia 10 września 2025 r. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. W myśl art. 86 § 1 p.p.s.a., jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi przywrócenie terminu. Stosownie zaś do treści art. 87 § 1 p.p.s.a. pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu wnosi się do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu siedmiu dni od czasu ustania przyczyny uchybienia terminu. W piśmie tym należy uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 p.p.s.a.). Równocześnie z wnioskiem strona powinna dokonać czynności, której nie dokonała w terminie, o czym stanowi art. 87 § 4 p.p.s.a. Z powyższego jednoznacznie wynika, że przywrócenie terminu może nastąpić jedynie przy kumulatywnym spełnieniu trzech przesłanek, tj.: 1) złożenie wniosku o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny jego uchybienia, 2) dopełnienie czynności, dla której określony był termin, 3) uprawdopodobnienie uchybienia terminu bez winy wnioskującego, zaś brak spełnienia którejkolwiek z nich skutkuje niemożnością zastosowania przez sąd omawianej instytucji. Naczelny Sąd Administracyjny podziela stanowisko WSA w Poznaniu, że w rozpoznawanej sprawie nie wystąpiła przesłanka przywrócenia terminu. Analiza akt sprawy prowadzi do wniosku, że skarżąca Spółka, reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika, nie uprawdopodobniła braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi. Innymi słowy, prawidłowo WSA w Poznaniu zakwestionował brak winy pełnomocnika w niezłożeniu skargi inicjującej postępowanie sądowoadministracyjne w terminie. Wskazać należy, że brak winy w uchybieniu terminu winien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy (por. J. P. Tarno, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, LexisNexis 2012 r., s. 270, uw. 5; M. Jagielska, A. Wiktorowska, P. Wajda w: Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, pod redakcją R. Hausera, M. Wierzbowskiego, C. H. Beck 2015 r., s. 462, nb 4; postanowienie NSA z 12 czerwca 2008 r., II OZ 580/08, wszystkie orzeczenia wskazane w treści uzasadnienia dostępne w CBOiS, www.orzeczenia.nsa.gov.pl). Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. Zatem przywrócenie terminu może mieć miejsce wtedy, gdy uchybienie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Do niezawinionych przyczyn uchybienia terminu zalicza się m.in.: stany nadzwyczajne, takie jak problemy komunikacyjne, klęski żywiołowe (powódź, pożar), czy nagłą chorobę strony, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą (postanowienie NSA z 10 września 2010 r., II OZ 849/10). Nadto przesłanką zasadności wniosku o przywrócenie terminu jest kryterium braku winy. Kryterium to wymaga uprawdopodobnienia, że pomimo dołożenia szczególnej staranności przy prowadzeniu własnej sprawy, wystąpiły okoliczności od strony niezależne, które uniemożliwiły dochowania tej staranności. Zatem strona wnioskująca o przywrócenie terminu powinna przedstawić okoliczności, poparte argumentacją lub dokumentami źródłowymi, na podstawie których możliwe będzie uznanie, że powołane we wniosku okoliczności faktycznie wystąpiły (postanowienie NSA z 11 marca 2025 r., III OZ 79/25). Oceniając wystąpienie powyższej przesłanki, sąd obowiązany jest przyjąć obiektywny miernik staranności, której można wymagać od każdego należycie dbającego o własne interesy (postanowienie NSA z 18 grudnia 2013 r., I OZ 1199/13). Przywrócenie uchybionego terminu może nastąpić jedynie wtedy, gdy strona w sposób przekonujący zaprezentowaną argumentacją uprawdopodobni brak swojej winy, a przy tym wskaże, że niezależna od niej przyczyna istniała przez cały czas, aż do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu. Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny podziela stanowisko Sądu I instancji, że okoliczności powoływane przez skarżącą Spółkę w celu uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminu, nie stanowią wystarczającej podstawy do jego przywrócenia. Sąd I instancji ma racje bowiem wskazując, że to pełnomocnika obciąża obowiązek systematycznego monitorowania, czy na podany przez niego adres poczty elektronicznej wpływa jakakolwiek korespondencja, jak i do niego należy również sprawne wprowadzanie odebranej korespondencji do wewnętrznego systemu kancelarii. Mając na uwadze zaistniałe w niniejszej sprawie okoliczności wyjaśnienia wymaga, że zasady funkcjonowania e-Doręczeń reguluje przede wszystkim ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1045 ze zm.). Przepisy te wprowadzają system elektronicznej korespondencji, który jest prawnie równoważny z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z art. 40 ustawy, operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Dowód otrzymania, w myśl art. 41 ust. 1 u.d.e., jest wystawiany po: 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego; 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego; 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.e.). Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.e.). Stosownie zaś do treści art. 42 ust. 1 u.d.e., w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: 1) odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1; 2) wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2. Z powyższych przepisów wynika zatem, że ustawodawca wyraźnie rozróżnił moment wpłynięcia dokumentu na elektroniczną skrzynkę odbiorczą i moment jego doręczenia adresatowi. Czym innym jest bowiem wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, przez które rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu, a czym innym odebranie dokumentu elektronicznego, czyli każde działanie adresata, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z jego treścią. Jak zauważa się w doktrynie, wynikiem odebrania korespondencji elektronicznej powinno być dysponowanie dokumentem wraz z możliwością zapoznania się z jego treścią. Przez dysponowanie tym dokumentem należy uważać jego pobranie na skrzynkę doręczeń. Nie będzie wystarczająca wyłącznie możliwość wyświetlenia go w systemie bez uzyskania elektronicznego egzemplarza. Zarazem adresat po uzyskaniu tego dokumentu powinien móc się z nim zapoznać (...). Możliwość zapoznania się z treścią należy rozumieć jako dostęp do jego zawartości (por. B. Kwiatek [w:] Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. A. Skóra, Warszawa 2023, art. 41). W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego zarzuty, jak i treść uzasadnienia zażalenia skarżącej Spółki stanowią bardziej poważne wątpliwości co do współpracy z [...] niż kwestionowanie zaskarżonego postanowienia WSA w Poznaniu. Wskazać należy, że ostatecznie – na dzień rozpoznania przedmiotowego zażalenia – [...] nie uznało (odrzuciło) reklamację skarżącej Spółki i wprost wskazało, że: "Zatem, w przypadku kierowania do adresata będącego podmiotem niepublicznym korespondencji nadanej przez podmiot publiczny za moment skutecznego doręczenia korespondencji uważany jest moment, w którym adresat identyfikuje i uwierzytelnia się do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Analiza logów w zakresie wskazanych w reklamacji numerów przesyłek potwierdziła wystawienie dowodów E.1. zgodnie ze standardem opublikowanym przez Ministra Cyfryzacji" (k. 127). Dodać należy, że "Standard publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego" szczegółowo określa wymagania dla wystawianego potwierdzenia, opis przypadków, które generują konieczność wystawienia dowodu otrzymania, ich zakres oraz strukturę danych, format i komponenty. Dostawca usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w tym operator wyznaczony, musi wystawić i udostępnić nadawcy potwierdzenie otrzymania nie później niż w dniu następnym po określonej dacie doręczenia. W przypadku braku możliwości doręczenia przesyłki, dostawca usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w tym operator wyznaczony, musi wystawić potwierdzenie zawierające informacje określające powód braku doręczenia (patrz: A. Gągalska, D. Sokołowska [w:] K. Chałubińska-Jentkiewicz, J. Kurek (red.), Ustawa o doręczeniach elektronicznych. Komentarz, wyd. 1, 2022, art. 41, Legalis). Naczelny Sąd Administracyjny podziela ocenę faktyczną i prawną Sądu pierwszej instancji, że w Potwierdzeniu Otrzymania znajdującym się w aktach administracyjnych organu odwoławczego podano, że korespondencja z decyzją wpłynęła na adres do doręczeń strony w dniu 23 września 2025 r. o godzinie 14:05:03, zaś odebrana została w dniu 23 września 2025 r. o godzinie 15:35:42. Odrębnie zatem oznaczona została data wpłynięcia i odebrania przesyłki przesłanej elektronicznie. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, w sprawie nie wystąpiły okoliczności wskazujące, że zaistniały przeszkody, które uniemożliwiły skarżącej Spółce wniesienie skargi w terminie. Stwierdzić zatem należy, że uchybiono w niniejszej sprawie terminowi de facto z braku staranności w kierowaniu swoimi sprawami i braku należytej dbałości o własne interesy (lub – jak w niniejszej sprawie – pełnomocnik nienależycie pokierował sprawami skarżącej Spółki oraz nie zadbał o jej interesy), a we wniosku o przywrócenie terminu ani w zażaleniu skarżąca Spółka nie uprawdopodobniła, że istniały obiektywnie, niemożliwe do przezwyciężenia przeszkody uniemożliwiające im dochowanie terminu. Brak było więc podstaw do przywrócenia Spółce przedmiotowego terminu. W tych okolicznościach należało uznać, że zażalenie nie zawiera usprawiedliwionych podstaw, a Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu prawidłowo uznał, że skarżąca Spółka nie uprawdopodobniła w wystarczającym stopniu braku winy w uchybieniu terminu. Mając na uwadze powyższe, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 p.p.s.a. w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji postanowienia. .